Contrôle fiscal – Quels sont les délais de conservations des documents comptables ?

Contrôle fiscal - Combien de temps garder les pièces comptables ?

Les dirigeants de sociétés se posent souvent la question de savoir quel est le délai pendant lequel l’entreprise doit conserver les documents comptables et fiscaux relatifs à son activité.

La réponse à cette question du délai de conservation des documents doit toutefois conduire le dirigeant à distinguer la nature des documents concernés.

En effet, les différentes règles légales prévoient différents délais de conservation au regard de la nature des documents selon qu’il s’agit de documents comptables ou de documents juridiques et commerciaux.

Sur le plan fiscal, quel est le délai de conservation des documents comptables ?

D’une façon générale et conformément aux dispositions de l’article L 102 du Livre des Procédures Fiscales, les entreprises doivent conserver pendant un délai de 6 ans les livres comptables, registres, documents, factures, contrats ainsi que toutes pièces sur lesquelles peuvent s'exercer le droit de communication de l’administration fiscale.

Ce délai vise à permettre au fisc de réaliser avec efficacité les contrôles fiscaux qu’elle programme tous les ans.

A cet égard, il convient de préciser que le droit de communication de l’administration fiscale peut s’exercer sur un nombre très important de documents comptables et notamment :

Toutes les factures de vente et les factures d’achat ;
Le livre-journal qui enregistre chronologiquement toutes les opérations et les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise ;
Le grand livre sur lequel les écritures du livre-journal doivent être reportées et détaillées ;
Les registres de transfert d'actions et d'obligations ;
Les feuilles de présence aux assemblées générales ;
Les procès-verbaux des conseils d'administration et des conseils de surveillance ;
Les rapports des commissaires aux comptes si l’entreprise est dotée d’un commissaire aux comptes ;
Tous les documents annexes, pièces de recettes et de dépenses ;
La copie des correspondances envoyées et reçues par l’entreprise,

Il convient de savoir que le délai de 6 ans court à compter de la date de la dernière des opérations mentionnées sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Bien entendu, il est fondamental pour l’entreprise de pouvoir présenter ces documents en cas de contrôle fiscal, faute de quoi le fisc pourrait d’une part rejeter la comptabilité au motif qu’elle ne serait pas probante pour ensuite reconstituer les bases d’imposition, bien entendu, sur des bases clairement défavorables à l’entreprise.

Dans des cas plus graves, le fisc pourrait estimer que la non-production des documents venant à l’appui de la comptabilité de l’entreprise doit s’analyser comme une opposition à contrôle fiscal, ce qui entrainera alors, outre les reconstitutions des bases d’imposition, différentes sanctions pénales telles que prévues par l’article 1746 du Code Général des Impôts.

Sur le plan juridique, quel est le délai de conservation des documents juridiques et comptables ?

De façon fondamentale, il convient de noter que le Code de commerce prévoit un délai de conservation des documents juridiques et comptables différent de celui prévu par le droit fiscal et plus particulièrement l’article 102 du Livre des Procédures Fiscales.

Ainsi, le délai de conservation prévu par l’article 123-22 du Code de commerce est de 10 ans alors même que l’article 102 du Livre des Procédures Fiscales prévoit un délai de 6 ans.

Il convient de préciser que ce délai de 10 ans couvre un nombre de documents beaucoup plus important que les documents visés par le droit fiscal puisque :

L’article 102 du Livre des Procédures Fiscales vise les documents comptables uniquement ;
L’article 123-22 du Code de commerce vise tous les documents inhérents à l’activité de la société, ce qui vise les documents comptables, mais également les documents juridiques et/ou commerciaux ;

En conclusion, et quelles que soient les délais prévus, que ce soit par le Code de commerce ou par le Livre des Procédures Fiscales, il est fondamental pour l’entreprise de conserver le plus longtemps possible l’intégralité des documents, juridiques, fiscaux, et comptables inhérents à l’activité de l’entreprise.

En effet, ces documents sont indispensables en cas de contrôle fiscal ou en cas de contentieux commercial, social ou en matière de droit pénal des affaires dans des cas extrêmes (abus de biens social, fraude fiscale, blanchiment de fraude fiscale, abus de confiance, etc.).

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